Tres aspectos a tomar en cuenta al diseñar tu mensaje de conmutador

¿Cuántas extensiones debe tener el mensaje de conmutador? ¿Cuánto debe durar? ¿Es bueno utilizar música de fondo?

Ya habíamos comentado anteriormente que las claves para diseñar tu mensaje de conmutador eran escribir el guión y seleccionar la voz que grabará el mensaje. Pero hay otros aspectos que debes considerar para que tu conmutador sea eficiente y profesional.

¿Cuánto debe durar un mensaje en espera?

El mensaje en espera (on hold) es el que escuchará tu cliente una vez que ha seleccionado una extensión y está esperando ser atendido. En ese momento, puedes aprovechar para presentar información importante o destacada de tu empresa.

La duración del mensaje on hold varía en relación al tamaño de la empresa y el tiempo que en promedio pasará tu cliente en línea de espera.

Si la persona que te está llamando a tu compañía pasa unos cuantos segundos en espera, entonces te recomiendo utilizar un mensaje corto y preciso o simplemente puedes elegir música de fondo y el eslogan de tu empresa.

Si el tiempo de espera es muy largo, lo más recomendable es incluir mensajes variados, pues escuchar una y otra vez la misma información puede convertir la espera en algo interminable.

En ambos casos, es fundamental elegir tanto una voz como una melodía que no canse al cliente y que lo mantenga al pendiente de los mensajes que estás transmitiendo.

¿Cuántas extensiones puedo mencionar en un menú telefónico?

Lo normal es mencionar entre cuatro y seis extensiones, pero puedes agregar hasta ocho, pues una mayor cantidad de opciones pueden confundir y puede que la mayoría de las llamadas terminen con la operadora, lo que le quitará eficiencia al conmutador.

Si tu empresa tiene un mayor número de extensiones, lo más recomendable es utilizar submenús.

Para realizar los submenús, debes agrupar en categorías las extensiones que estén relacionadas. Por ejemplo:

CATEGORÍA: Servicio al cliente
SUBCATEGORÍA:
– Ventas
– Servicio técnico

Un ejemplo de extensiones con submenú:

– Administración, marque 1
– Servicio al cliente, marque 2
– Para hablar con la operadora, espere en la línea

Al marcar Administración, el conmutador te dará nuevas opciones:

– Dirección general, marque 1
– Recursos humanos, marque 2
– Contabilidad, marque 3

¿Usar música en mi conmutador es una buena idea?

Sí, pero debes ser muy cuidadoso con la selección. Lo primero que debes hacer es olvidarte de la que viene por default en tu conmutador.

Si quieres utilizar música debes elegir una melodía que no moleste o aburra a quienes están llamando. Además, un aspecto muy importante es considerar los derechos de autor: utilizar la canción de moda no es una buena idea, pues podrías estar infringiendo derechos.

Si quieres asesoría sobre la creación de un mensaje para conmutador, no dudes mandarme un mensaje.

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