Cómo estructurar el mensaje de tu conmutador

El mensaje de conmutador es un elemento súper importante para la imagen de tu empresa por esa razón es fundamental que te tomes el tiempo necesario para desarrollarlo.

Cuando hablamos de la grabación del mensaje de conmutador no se trata sólo de elegir la voz que lo grabará; también es necesario saber exactamente cuál es la información que quieres proporcionar a las personas que llaman a tu empresa. Así que empecemos con la básico:

¿Cuáles son los elementos de un mensaje para conmutador?

El conmutador para tu empresa debe tener tres elementos básicos:
• Mensaje de bienvenida
• Menú de extensiones
• Mensaje en espera (on hold)

El conmutador también puede incluir:
• Mensaje de transición
• Mensaje con horarios de atención
• Aviso de privacidad

Así que cuando quieres hacer la estructura de un mensaje de conmutador lo primero en tu lista debe ser determinar cuáles de esos seis elementos quieres incluir y después toca escribir el guion para la grabación. Toma estos elementos en cuenta para hacerlo:

Mensaje de bienvenida para conmutador

Es el primer mensaje que escuchará el cliente al llamar a tu línea telefónica y generalmente incluye un saludo.

Recuerda que la primera impresión jamás se olvida así que este mensaje debe incluir una presentación profesional del nombre de la empresa y de preferencia, que sea corto, para evitar que la persona que llama se desespere y decida colgar.

Algunos mensajes para conmutador simplemente incluyen una bienvenida formal y a continuación conecta con el operador quien trasladará la llamada al departamento correspondiente, pero otros mensajes, tras dar la bienvenida, incluye el siguiente elemento:

Menú de extensiones para conmutador

Cuando tu línea telefónica tiene varias extensiones, el menú en un conmutador le dará a tu cliente la información sobre qué número marcar para comunicarse con la persona o el departamento que está buscando.

Los menús de extensiones pueden tener uno o varios niveles, por ejemplo:

Nivel 1
Para reportar robo o extravío, marque 1
Servicios bancarios, marque 2
Banca por internet, marque 3

Nivel 2
Tarjetas de crédito, marque 1
Cuentas de cheque, marque 2
Para hablar con un ejecutivo, marque 3

Mensaje en espera (on hold)

Cuando la extensión a la que tu cliente quiere comunicarse está ocupada es importante tener un mensaje que le ayude a la persona a hacer esa espera más agradable y, sobre todo, que sepa que en un momento será atendido.

Es muy común que el mensaje on hold sea música con el eslogan de la empresa intercalado o con el mensaje de que pronto será atendido, pero también es aprovechado por las empresas para brindar información relevante a sus clientes, como las promociones o servicios que ofrece.

Mensajes de transición para conmutador

Se trata de mensajes cortos que normalmente se intercalan mientras se pasa de la bienvenida al menú de extensiones o antes de conectar con la extensión que se solicita. Este espacio suele utilizarse con una especie de anuncio pequeño o alguna notificación.

Grabación de horarios de atención

Cuando una persona llama fuera del horario de la empresa, se puede incluir un mensaje con los horarios de atención para que la persona sepa cuándo puede volver a comunicarse o incluso en algunos casos el mensaje permite enviar a un buzón de voz.

Grabación de aviso de privacidad

Por ley, en México es indispensable que las empresas que recopilan datos personales ofrezcan a sus usuarios el aviso de privacidad y es una práctica común que ese aviso esté disponible en el mensaje de conmutador de la empresa para que los clientes puedan conocerlo.

Si necesitas asesoría para estructurar el guion o estás buscando la voz de una locutora profesional para que grabe tu mensaje de conmutador, envíame un mensaje y con gusto te ayudaré.

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