Consejos para dejar de procrastinar y avanzar en tus proyectos

Lo confieso: escribir para mi blog es de las cosas que pospongo una y otra vez. Aunque tenga ya fijadas fechas de publicación, siempre lo dejo para última hora. Cuando me siento frente a mi computadora termino realizando otras actividades que tengo pendientes como organizar la agenda o revisar pagos.

Irónicamente, con este post en particular me he tardado más de lo normal pues cada que empiezo a escribir me abrumo por la cantidad de información que recabé cuando investigaba sobre el tema: que si se trata de un problema de gestión de tiempo o más bien, de manejo de emociones. He estado meditando si escribir consejos prácticos o sobre las razones profundas que nos llevan a posponer, pero al final solo le doy vueltas al asunto.

Y hasta hoy que estuve hablando con una colega sobre cómo hemos pospuesto hasta el infinito ciertos proyectos decidí que no puedo apagar mi computadora hasta que haya terminado este artículo sobre la procrastinación.

¿Qué es la procrastinación?

Procrastinar es postergar una actividad importante e ineludible para hacer otra cosa menos demandante o agradable.

Pero esa recompensa inmediata es sólo momentánea: cuando postergamos una labor importante para, digamos, hacer la lista del súper o buscar boletos para el cine, estamos consientes de que evadimos una tarea que tarde o temprano tendremos qué realizar y que posponerlo probablemente tenga consecuencias. Y sin embargo, posponemos.

Hay que dejarlo claro: procrastinar no es ser flojo, es más, probablemente mientras pospones una labor importante te pones hacer alguna otra cosa que también consideras necesaria, sólo que es menos demandante y quizás más agradable.

Y aunque tú sabes exactamente lo que tienes que hacer, simplemente no te sientes preparado para enfrentarlo.

Organización o emociones

Muchos investigadores sugieren que más allá de ser un problema de gestión del tiempo, la procrastinación puede ser un problema de manejo de emociones. Posponemos tareas por la incapacidad que tenemos para enfrentar emociones negativas relacionadas con la tarea en cuestión: nos provoca ansiedad hacer las cuentas, aburrimiento preparar un reporte de ventas, frustración realizar un trabajo sobre el cual no vemos una recompensa.

Son muchas las emociones negativas que pueden estar rondando en nuestra cabeza y que nos impulsan a postergar actividades fundamentales para nuestra vida profesional o personal.

Pero no estás solo, la procrastinación es un mal de nuestros tiempos y mucho se ha investigado al respecto. Por ejemplo, un estudio de la Universidad Carleton en Canadá encabezado por el profesor Tim Pychyl explica la procrastinación como una urgencia inmediata de enfocarse más en administrar los estados de ánimo negativos que en la necesidad de cumplir la tarea que tienes enfrente.

Es decir, que al postergar tratamos de mejorar nuestro estado de ánimo evitando hacer algo que nos parece desagradable.

El profesor Pychil puntualiza que procrastinar es “tomar la decisión de no hacer algo, a pesar de que sabes que a largo plazo será peor”.

“Es hacerse daño a uno mismo”, agrega Piers Steel, profesor de la Universidad de Calgary.

Mañana, sin falta

Puede ser que la tarea que pospones es algo que te parece terriblemente aburrido como revisar los estados financieros, pero también puedes estar postergando el desarrollo de un proyecto esencial para tu negocio, en el que tienes altas expectativas pero que pospones una y otra vez por miedo al fracaso, por dudar de tu capacidad para desarrollarlo. Muchas veces nuestra mente nos bombardea con pensamientos del tipo “no soy lo suficientemente bueno para llevarlo a cabo” o “¿qué tal si lo hago mal, si me equivoco?”.

Así que en lugar de enfrentarnos a esta serie de cuestionamientos, preferimos eludir la tarea y decidimos ordenar nuestro escritorio o salir a regar el jardín antes de que se nos olvide. Actividades que tal vez nos proporcionen cierto alivio, pero estas recompensas inmediatas lo único que logran es crearnos mayor grado de estrés y ansiedad pues la tarea “ineludible” sigue por ahí acechando nuestra paz mental porque ya sabemos que no hay de otra y tarde o temprano tendremos que llevarla a cabo.

Entonces aparecen otro tipo de sentimiento: la culpa. La culpa por no hacer lo que debemos y mejor pasar la tarde ordenando el archivero.

Y aquí llegamos a un círculo terrible: procrastinamos para sentirnos mejor, para eludir las emociones negativas que nos provoca una tarea. Pero posponer nos provoca culpabilidad y con ello ansiedad y estrés.

Primero, lo primero

Si procrastinar es un problema de manejo de emociones y no de gestión del tiempo ¿cómo hacemos para cortar esta racha? No se trata sólo de buscar consejos y aplicaciones para concentrarnos mejor mientras trabajamos. Lo esencial es encontrar una manera diferente de manejar las emociones que nos abruman.

Ya que procrastinamos para sentirnos mejor, los estudios sugieren que busquemos recompensas mayores a la que nos otorga la procrastinación. Digamos que tenemos que reconfigurar nuestro cerebro, encontrar una recompensa mucho mejor que la que sentimos cuando evadimos una tarea para revisar nuestros mensajes.

Tal vez estás evitando una tarea simplemente porque te parece aburrida pero cuando la razón es más profunda, vale la pena detenerse un momento a analizar esas emociones negativas.

Aunque parezca difícil de creer, algunas universidades han recurrido a las sesiones de mindfulness para ayudar a combatir la procrastinación entre estudiantes y profesores.

¿Cómo es que la “conciencia plena” puede ayudarnos a dejar de posponer? Expertos en educación preocupados por los problemas que conllevan las distracciones sugieren a los procrastinadores reconocer que no quieren llevar a cabo una tarea, pero sin juzgar ese sentimiento. Lo que sigue es recordarte por qué es importante realizar esa tarea y tomar la decisión de comenzarla en el momento. Una vez iniciada la tarea, el sentimiento de culpabilidad disminuye y te será más fácil terminarla o al menos, dedicarle una buena cantidad de tiempo a su desarrollo.

Y aunque en esencia para dejar de procrasticar hay que aprender a manejar nuestras emociones negativas, hay algunos consejos prácticos que te pueden ayudar a romper el ciclo sin fin de postergar y sentirnos mal por hacerlo:

Define
Muchas veces postergamos nuestras actividades porque no sabemos exactamente qué es lo que tenemos qué hacer o por dónde empezar. Aquí lo que necesitamos es claridad mental así que te recomiendo que cuando te enfrentes a una de esas tareas monumentales que parecen no tener ni pies ni cabeza tomes libreta y lápiz o bien tu smartphone o computadora –lo que funcione mejor para ti- y empieces a escribir exactamente qué es lo que tienes qué hacer y qué pasos necesitas cumplir para llevarlo a cabo.

Para nuestra mente será más fácil procesar esta actividad si sabe bien qué es lo que debe hacer, un paso tras otro.

Pon límites
Muchas personas trabajan mejor bajo presión y se vuelven extremadamente productivas cuando la fecha límite se acerca. Si tú eres de ese tipo de procrastinador, establece tiempos de entrega. Esto es especialmente útil si trabajas por tu cuenta, pues muchas veces perdemos la perspectiva de la urgencia cuando no tenemos un jefe detrás de nosotros presionando por resultados.

Divide y vencerás
Si la tarea que estás posponiendo parece enorme, divídela es pequeños pasos. Cuando tenemos este gran proyecto muchas veces no encontramos la manera de abordarlos: ¿cómo podremos escalar los 8,848 metros del monte Everest? Sin duda se necesita mucha preparación, pero para iniciar el recorrido basta con dar el primer paso.

Muchas veces nuestros objetivos no sólo son enormes, sino que también son vagos. Así que para abordar esa enorme tarea que te quita tu paz mental, divídela en pequeñas y muy concretas tareas; así, al empezar con una actividad sencilla y rápida, rompes la inercia de la procrastinación.

Ve el panorama a largo plazo
Es importante no perder de vista que cuando postergas una actividad, no sólo estás acumulando trabajo para mañana o la próxima semana, sino que también puedes estar afectando tus planes futuros.

Por ejemplo, cuando no te decides a iniciar un proyecto importante para tu empresa, podrías estar retrasando meses o incluso años, tu independencia financiera. Así que no pierdas de vista el “bien mayor” que está al final de esta tarea que te resistes a iniciar.

No le saques la vuelta
Esa tarea que pospones una y otra vez porque te desagrada, ponla en el primer lugar de tu agenda del día. Termina de una vez con esa actividad que te causa tanta ansiedad, así sea responder correos, pedir cotizaciones o resolver una queja de un cliente.

Si lo dejas para “más tarde” es muy probable que al final del día no tengas energía para enfrentarte a ese desafío y decidas pasarlo para mañana… y otra vez a comenzar.

Sé realista
No satures tu agenda de mañana con mil actividades que de antemano sabes no podrás cumplir, simplemente porque el tiempo no te alcanzará. Eso te generará ansiedad y ya sabemos que la ansiedad no nos hace más productivos. Así que no te abrumes con una lista interminable de pendientes del día.

Al momento de planear tus actividades es necesario definir cuáles son indispensables ese día, medir tus tiempos y ser muy honesto y realista al definir cuánto esfuerzo te llevará realizar esas tareas.

De nada sirve hacer una larga lista de pendientes para mañana, si el día sólo te alcanzará para sacar la mitad de ellos.

También te recomiendo que cheques estos Siete hábitos que quieres agregar a tu vida para mejorar tu productividad. Aquí encontrarás algunos tips que te pueden ayudar a gestionar mejor tu tiempo para avanzar en tus proyectos profesionales.

Estos consejos pueden ayudarnos a romper con los ciclos de procrastinación pero, sin duda, la solución es interna, por eso es importante analizar qué es lo que nos hace posponer y encontrar maneras de gestionar ese malestar.

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