La importancia de una buena comunicación escrita para tu negocio

Sí: la comunicación escrita tiene mucha importancia para todo profesional y su empresa. No sólo es un medio para llevar un mensaje a tus clientes, también te permite gestionar más eficientemente los proyectos y el trabajo interno. Por eso es primordial saber expresar con claridad todas aquellas ideas que tenemos en la cabeza.

En la comunicación oral muchos errores son aceptados y pasados de largo, es tan rápida la interacción que muchas veces no nos da tiempo de captar faltas e imprecisiones.

Sin embargo en la comunicación escrita las erratas son muy señaladas, especialmente cuando se trata de redes sociales, incluso un mínimo error de puntuación puede ser duramente criticado.

Más allá del juicio “social media”, un escrito mal redactado, confuso, con impresiones o errores pueden afectar negativamente la imagen de tu empresa y peor aún, puede provocar malos entendidos que le cuesten a tu negocio.

Desarrollar una buena comunicación escrita es importante para tu empresa porque:

• Te permite enviar mensajes claros y concisos a tus clientes.

• Evita confusiones sobre tus servicios o las promociones que ofreces.

• Le otorga mayor credibilidad a tu empresa.

• Te ayuda a gestionar de una manera eficiente el trabajo interno.

• Impide malos entendidos cuando se trata de instrucciones.

• Facilita el trabajo entre los miembros de tu equipo.

Y no creas que tu empresa no requiere de la escritura. La comunicación escrita la empleamos constantemente en nuestro trabajo: enviamos correos electrónicos, publicamos en redes sociales, realizamos proyectos o propuestas para nuestros clientes, escribimos mensajes para los inversores, realizamos presupuestos….

Así que si ningún negocio se escapa de la comunicación escrita, es importante tomar en cuenta algunos consejos para la próxima vez que tengas que escribir un correo o preparar un proyecto:

• Recuerda que las cualidades de un buen texto escrito son: la claridad, la concisión, la sencillez, la naturalidad y la originalidad.

• Antes de comenzar a teclear, piensa en el mensaje que quieres comunicar; cuando tengas una idea clara, te será más sencillo desarrollar el texto.

• Siempre que sea posible, haz un borrador de lo que quieres escribir.

• Destaca la idea principal. Deja claro desde el primer párrafo cuál es el tema a tratar, no lo dejes hasta el final como si fuera el desenlace de un cuento.

• La puntuación “es la respiración de la frase”. Utiliza los signos de puntuación adecuadamente, sin abusar en ellos, pero asegurándote de colocarlos donde una frase los necesita.

• No uses palabras rebuscadas pero elige el vocablo culto ante el popular. Y si es necesario utilizar tecnicismos, aclara su significado.

• Evita las ideas superfluas. Elimina todo aquello que no esté relacionado directamente con el tema.

• Trata de evitar las repeticiones excesivas. Sin embargo, no las satanices: “es preferible la repetición al sinónimo rebuscado”.

• La comunicación escrita dentro de una organización no tiene que ser formal y aburrida. Busca la manera de atraer al lector con un tono más informal pero sin caer en lo vulgar ni perder claridad y objetividad. Recuerda que tus escritos también reflejan el carácter de tu empresa.

• Piensa en tu lector, conócelo. ¿Qué tipo de lectura le gustaría encontrar? ¿En qué estilo? Toma en cuenta esas respuestas al momento de decidir el tono en el que te dirigirás a tu interlocutor.

• Se breve. El tiempo es oro para todos así que rehúye de los discursos innecesarios. Tu lector agradecerá que vayas al punto de inmediato, sin tener que pasar por tres o cuatro párrafos de ambigüedades.

Escribe. Lee. Reescribe. Relee.

La corrección de los escritos es básica para evitar errores no solo de escritura sino de conceptos o instrucciones. Trata tu texto como si estuviera escrito por otra persona, como si lo estuvieras leyendo por primera vez y así podrás asegurarte de que exprese exactamente lo que quieres comunicar.

No dudes en eliminar frases que estén de más o en reformular las oraciones que no están del todo claras. Una buena técnica para encontrar errores es la lectura en voz alta.

Recuerda que si un texto es claro, gramaticalmente correcto y sin errores ortográficos será agradable al lector y podrá cumplir su objetivo de comunicación.

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